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Les entreprises mettent aujourd’hui en place, de manière formelle ou informelle,
des équipes virtuelles (Virtual Teams ou VTs). Equipes projet, Communautés de
Pratiques, Communautés Professionnelles, ces équipes ont en commun de
travailler principalement sur un mode distancié. Comme les définissent Martins
et ali (2004) : « les équipes
virtuelles sont des équipes dont les membres utilisent la technologie de
manière plus ou moins importante pour travailler au-delà des frontières
géographiques, temporelles ou relationnelles dans l’objectif de réaliser des
tâches inter-dépendantes ».
Dans
les entreprises aujourd’hui il est de plus en plus rare que des équipes de
collaborateurs ne travaillent qu’en face à face. Ce qu’on appelle les « face-to-face teams » ont
quasi-disparues. Même si certaines équipes peuvent être amenées à se réunir
souvent physiquement, il y a toujours
des relations entre les membres de l’équipe sur un mode inter-médié via
l’utilisation d’une technologie (email, chat, forum, outil collaboratif…).
C’est pourquoi on considère qu’aujourd’hui la majorité des équipes présentes
dans les entreprises sont virtuelles ou plutôt ont un degré plus ou moins
important de virtualité appellé par les chercheurs « extent of virtualness » (Martins et ali, 2004). Dans ce nouveau contexte, une question qui est
très souvent posée par les entreprises est de savoir comment piloter au mieux
ces équipes virtuelles. On constate sur le terrain que le management de ces équipes
est un peu différent des équipes qui travaillaient en face-à-face et on cherche
à mieux comprendre comment optimiser leur mode de fonctionnement. C’est la
raison pour laquelle depuis les années 2000, les travaux de recherche sur le
management des équipes virtuelles se sont multipliés. Aujourd’hui, il reste
encore beaucoup à faire mais les chercheurs savent beaucoup mieux comment
fonctionnent ces structures. Le problème est que beaucoup de travaux de
recherche sont encore peu vulgarisés sur le sujet et ne permettent pas aux
entreprises de mieux comprendre pourquoi telle ou telle équipe n’a pas la
performance attendue alors que telle autre est vraiment efficace. Ce post a
pour objectif de tenter de vulgariser quelques travaux sur le sujet. Il dresse
un panorama rapide des grandes avancées dans le domaine même s’il est loin
d’être exhaustif compte tenu des multiples recherches en cours. Il s’appuie sur
quelques articles de référence, souvent récents, dont la liste est indiquée en
fin de post.
Quelles sont les
caractéristiques/composantes importantes pour une équipe virtuelle ?
Tout
d’abord, la taille de l’équipe est
importante. On a encore du mal à quantifier avec exactitude l’influence de la
taille sur la performance de l’équipe mais il est certain qu’il y a un impact.
De la même manière on sait également que la
composition de cette équipe a un impact. La variété ou non des niveaux
hiérarchiques des personnes qui la compose, les genres (hommes/femmes), la
composante ethnique, culturelle de ces membres ne sont pas sans influence. Toutefois
pour le moment trop peu d’études ont été lancées pour que l’on sache avec
exactitude si la diversité des membres de l’équipe est une chose positive pour
la performance du travail en commun ou non.
Autre
composante importante : les
connaissances et compétences des membres de l’équipe virtuelle (Knowledge, Skills and Abilities). La
force des équipes virtuelles serait de pouvoir associer exactement les
compétences et connaissances nécessaires pour réaliser des tâches précises.
Ceci serait donc un bénéfice notable des équipes virtuelles et rendraient ces
équipes plus performantes que les équipes en « face-à-face » souvent
contraintes par la nécessité de mobiliser des acteurs présents sur le même site
géographique.
Les tâches à mener par l’équipe virtuelle sont aussi une composante
structurante de ces équipes. Enfin, la
technologie utilisée pour établir les relations virtuelles ont une
influence sur la forme et la performance de l’équipe.
Bien
évidemment à l’ensemble de ces composantes structurantes, il faut également
ajouter que la place et la forme du leadership de certains acteurs de l’équipe,
les jeux de pouvoir, les conflits qui peuvent émerger ou le contexte
organisationnel dans lequel se met en place l’équipe (équipe virtuelle au sein
d’une même entreprise, équipe construite entre plusieurs organisations…)
peuvent avoir une importance notable sur la performance de l’équipe.
Sur
l’ensemble de ces composantes ou facteurs de structuration et d’organisation
des équipes virtuelles beaucoup de travaux restent encore à mener pour prouver
scientifiquement que telle composante a tel impact sur la performance de
l’équipe. Néanmoins on sait aujourd’hui qu’au minimum chacune de ces
composantes est importante et structurante. On sait également qu’il n’y a pas un
modèle type d’équipe virtuelle performante mais plutôt qu’il y a des
« tendances », des facteurs qui sont plus positifs que d’autres. On
sait surtout qu’une équipe virtuelle performante est un assemblage vertueux de
certaines composantes dans un contexte donné. Pour mieux comprendre quel
assemblage vertueux serait presque idéal, les chercheurs ont beaucoup travaillé
sur les processus ou le fonctionnement des équipes virtuelles.
Dans
une équipe virtuelle vous avez, pour simplifier, 3 processus qui
cohabitent :
- un processus de planification qui fixe les tâches à effectuer, les
objectifs à atteindre…
- un processus d’action qui met en œuvre les tâches à effectuer et
s’appuie sur la communication, la coordination, l’échange de connaissances…
- un processus interpersonnel qui renvoie aux relations affectives et
émotionnelles entre les membres.
Un
peu à l’image d’une équipe de rugby, chacun des membres sait quels sont les
objectifs communs (gagner le match), les tâches qui doivent être réalisées pour
y arriver (mettre des essais, courir, percer la défense adverse…) mais sait
aussi ce que chacun sait et est capable de faire (demi, allier, costaud,
rapide…) et sait jusqu’à quel point il peut compter sur tel ou tel membre pour
mener telle ou telle tâche (fatigue, stress, état d’esprit, tempérament…).
Après le Midpoint (par exemple la délivrance d’un premier livrable, le jeu
d’un premier match…), le TMS est constitué. Il convient alors de ne plus mettre l’accent sur les communications
autour de la réalisation de tâches concrètes. Si c’est le seul mode de
communication entre les membres alors l’équipe ne fonctionnera pas. C’est
plutôt dans cette étape que les échanges informels et les ajustements mutuels
vont être importants. La présence d’un leader ou d’un pilote n’apparaît plus
cruciale voire, elle peut s’avérer contre-productive parfois. En fait dans ces
étapes, la connaissance des compétences de chacun est déjà construite et bouge
peu. Elle s’affine juste un peu. C’est la même chose pour la confiance
mutuelle. Ce qui va fortement évoluer en
revanche c’est
Que créent les équipes
virtuelles ?
Enfin, les équipes virtuelles crééent
aussi de la connaissance. Elles en
crééent beaucoup. De la connaissance des expertises des autres, de la
connaissance collaborative…mais aussi de la connaissance de
« contenu » (accroissement de l’expertise de chacun). Cet aspect est
souvent extrêmement négligé dans les entreprises et dans les travaux
scientifiques. Tout un pan de la recherche est à développer sur l’apport de ces
équipes virtuelles pour le développement de la connaissance organisationnelle.
C’est le lien entre équipes virtuelles et KM qui est à explorer et à
approfondir. L’enjeu est d’autant plus important aujourd’hui que des équipes
virtuelles inter-organisationnelles se mettent en place. Cet actif créée par
chacun des membres est donc ensuite ré-introduit dans les organisations.
Certaines entreprises pourront en bénéficier plus que d’autres car elles
sauront l’exploiter au mieux. Cela pourra devenir soit une source d’avantage
concurrentiel soit une source de conflit avec les autres partenaires et donc
déséquilibrer la relation partenariale. Il est donc important, dans univers
économique de plus en plus ouvert et où la collaboration entre entreprises est
de plus en plus importante pour leur performance, d’analyser cette création
d’actif et son apport pour l’entreprise ou les entreprises impliquées.
Il est toujours passionnant de voir progresser la découverte d'un domaine. Malgré les très nombreuses critiques qui touchent souvent les Sciences Humaines et Sociales sur l'éclatement des recherches ou l'imprécision des avancées, il est remarquable de constater que sur certains sujets où la communauté a décidé qu'il fallait progresser, les progrès sont rapides et solides. C'est typiquement le cas de la compréhension de ce qu'est la connaissance en organisation.
Nous sommes aujourd'hui très loin du constat du manque de
compréhension de ce qu'est la connaissance fait par R. Reix en 1995: "une
importance considérable a été accordées au phénomène de l'apprentissage
organisationnel alors que peu d'études ont été consacrées à l'analyse de la
connaissance, du savoir de l'organisation". Certes la
connaissance en organisation reste encore largement une inconnue mais beaucoup,
beaucoup a été fait et les progrès sont tels qu'aujourd'hui nous pouvons la
piloter de façon de plus en plus efficace. C'est du moins ce que montrent les
toutes dernières avancées dans ce domaine avec des travaux sur la connaissance
mutuelle et la connaissance collaborative.
Pendant longtemps nous sommes restés sur
une idée relativement éthérée de ce qu'était la connaissance en organisation .
Les travaux de Nonaka ont permis surtout de comprendre une partie de son
processus de création (le fameux SECI) et l'importance de la culture partagée
(le BA) pour la mise en oeuvre de ce processus. Mais finalement, nous n'avions
que très peu de lieux d'étude approfondie de ce qu'est la connaissance. La
taille des organisations étudiées faisait que nous observions une foule de
données, de variables qui nous conduisait à constater la complexité de ce
phénomène organisationnel mais nous ne parvenions pas véritablement à
progresser. Pour reprendre l'expression de Lacroix et Naro (2007), la
connaissance à l'échelle de l'entreprise est caractérisée par une "complexité sociale et une
ambiguité causale" telles qu'il est parfois désespérant de
parvenir à mieux comprendre ce qu'elle est.
Les choses ont changées quand les
chercheurs ont commencé à focaliser leurs études de la connaissance sur des
organisations plus petites, elles-mêmes centrées sur la création ou l'échange
de connaissances. Ainsi depuis l'émergence de l'étude des Systèmes de Gestion
des Connaissances (SGC) ou Knowledge Management Systems, nous y voyons plus
clair. Une avancée significative a notamment été faite ces dernières années via
l'étude de la connaissance dans des SGC totalement virtuels. L'apparition des
travaux sur les équipes virtuelles ou les Communautés Virtuelles
Professionnelles nous a en particulier permis de faire un grand bond dans la
compréhension de ce qu'est la connaissance.
Au moment où les chercheurs en KM
se tournaient vers les théories et travaux sur les Communautés de Pratiques
pour mieux comprendre, sur des périmètres plus petits, comment la connaissance
se créait et émergeait, en parallèle l'apparition concrète dans les entreprises
d'équipes et de communautés totalement virtuelles nous a conduit à tourner
notre regard vers d'autres disciplines que celles du management et des Sciences
des Organisations. De fait, la virtualité de ces équipes nous a effectivement amené
à ouvrir la communauté des chercheurs en KM aux travaux sur
Deux articles récents me semblent
particulièrement illustratifs sur ce point. Le premier est celui publié par M.
DAASSI et M. FAVIER dans le dernier numéro de la revue Systèmes d'Information et
Management (référence en fin de Post).
Au
sein des équipes virtuelles, le travail des chercheurs consiste notamment
désormais à mieux comprendre ce qu'est vraiment la connaissance. Au fil des
travaux nous nous sommes rendus compte que la connaissance dans ces équipes
n'étaient pas uniquement constituée de "contenu", c'est-à-dire de ce
qui était échangé. Cela peut paraître trivial mais des études solides ont
montré que certes des connaissances de "contenu" (très proches de ce
qu'est l'information) étaient échangées dans ces organisaitons et qu'elles
permettaient d'en créer de nouvelles, utiles pour l'innovation, mais que pour que
cela se passe bien, il fallait la présence et l'échange d'autres types de
connaissances. Ainsi nous avons constaté qu'un peu comme dans une cellule, pour
qu'elle fonctionne et créée vraiment ce qu'elle a à créer, il fallait pleins de
mollecules différentes qui étaient constamment en interaction. Dans le travail
de DAASSI et FAVIER, ce qui est approfondi c'est la compréhension d'une de ces "molécules" qu'est
Pendant longtemps on a cru que pour
que le KM fonctionne efficacement il suffisait d'un contexte particulier, voire
juste d'une culture particulière (le Ba de Nonaka). Les travaux récents sur les
équipes virtuelles et les communautés de pratiques ont montré que le contexte
ou la culture n'était pas suffisant mais qu'il fallait bien la présence d'une connaissance
particulière. La connaissance mutuelle en est une composante que DAASI et
FAVIER présentent et discutent en détail. Pour eux, cette connaissance facilite
la coordination dans les équipes virtuelles et favorise ainsi la collaboration:
elle permet aux partenaires d'adapter et de planifier leur comportement en
fonction de ce qu'ils savent réciproquement les uns des autres.
Je vous laisserai le soin de découvrir plus en
détail ce qu'est cette connaissance et comment elle fonctionne, mais sachez cependant
que DAASSI et FAVIER démontrent par une étude approfondie que cette connaissance
a une structure double. Il y a une connaissance mutuelle OPERATOIRE qui est
centrée sur la répartition des rôles, des tâches, leur coordination pour
atteindre les objectifs de l'équipe et une connaissance mutuelle RELATIONNELLE
plus fondée sur la vie de l'équipe, les émotions. Ainsi la connaissance
mutuelle se crée dans un double processus: à la fois dans l'échange lié à la
réalisation des tâches qu'a à faire l'équipe et dans l'échange plus informel
lié aux relations humaines dans l'équipe. Par ailleurs, ce qu'ils démontrent
aussi c'est que la création d'une connaissance mutuelle requière du temps,
qu'elle ne se fait pas du jour au lendemain, mais aussi que la confiance comme
la cohésion dans l'équipe jouent un rôle essentiel pour la création de cette
connaissance. Reste bien sûr désormais à prouver le lien entre cette
connaissance mutuelle et la performance des équipes virtuelles. Toutefois grâce
à ces travaux nous connaissons déjà mieux la nature de la connaissance présente
et échangée dans les équipes virtuelles.
Cette connaissance mutuelle est très
proche de ce que d'autres auteurs comme BOUGHZALA (2008) appellent
Pour mieux comprendre encore ceux que sont ces connaissances de
collaboration, je vous renvoie au deuxième article illustratif sur ces
questions qui est l'article de Wakefield et Leidner (2006). Eux par exemple
précisent que ces connaissances sont à la fois des connaissances sur les tâches
à accomplir par l'équipe pour atteindre ces objectifs (Task Knowledge), des
connaissances relationnelles qui sont les connaissances des membres de l'équipe
entre eux (Relational Knowledge) et des connaissances sur le processus à mener
pour atteindre les objectifs fixés à l'équipe (Process Knowledge). Chacun de
ces types de connaissances peut donner lieu à conflits au sein de l’équipe
virtuelle. Aussi le Leader de la communauté
ne doit pas seulement vérifier que l’échange de connaissances de « contenu »
et que l’exécution des tâches se fait effectivement mais il doit également gérer chacun de ces
types de connaissances pour éviter les conflits et faciliter la collaboration: « Not only must the leader oversees the work
of other team members, but as a member of the team, the leader also sets
standards for collaboration and the expectations for how the team functions ».
Pour cela il pourra adopter des rôles différents (coordinator, monitor,
facilitator, mentor…)
Au final, tout ceci vous laisse peut
être songeurs et vous vous dîtes que c'était finalement bien évident! ;-) En
fait, si ça l'avait été, nous aurions depuis longtemps dans les organisations
des Systèmes KM optimisés. Aujourd'hui encore la très grande majorité des
Systèmes KM mettent l'accent sur la gestion des connaissances que j'appelle de
"contenu", c'est à dire de ce qu'il faut vraiment échanger. Dans une
Communauté de Pratiques d'Acheteurs par exemple, on mettra l'accent sur la
formalisation des connaissances des fournisseurs et sur l'échange de ces
informations. Certes c'est le but ultime de ces systèmes: faire que cette
connaissance qui aide vraiment l'entreprise dans ces processus opérationnels
soit accessible. Néanmoins, si le Système KM ne met l'accent que sur la gestion
de ces seules connaissances de "contenu" alors le système ne
fonctionnera pas. Ces dernières avancées en KM démontrent que les Systèmes qui
fonctionnent réellement ont intégré que pour que ces connaissances de
"contenu" soient réellement échangées ou créées de façon efficace, il
fallait mettre en place des processus permettant de gérer d'autres types de
connaissances. Et là, nous avons encore un peu de travail à faire aussi bien
dans la prise en charge logicielle que dans la prise en charge managériale pour
intégrer et appliquer dans toutes les organisations ces avancées scientifiques.
;-)
Références citées:
Reix R. (1995), Savoir tacite et savoir formalisé dans
l’entreprise, Revue Française de Gestion, N° 105, Septembre-Octobre
1995, p 17-28
Lacroix
M. et Naro G.(2007), Comptabilité financière et contrôle de gestion dans une
économie des savoirs, in Connaissance et Management, ouvrage dédié à R. Reix,
coordonné par P-L. Dubois et Y. Dupuy, Economica, 2007, p 103-111
Daassi M. et Favier M. (2007), Le nouveau
défi des équipes virtuelles: construire et maintenir une connaissance mutuelle,
Revue Systèmes d'Information et Management, n°3, Vol. 12, 2007, p 3-30
Boughzala I. (2008), KM et
Collaboration, in "Vers le KM
2.0: quel management des connaissances imaginer pour faire face aux défis
futurs?", ouvrage coordonné par Aurélie Dudezert et Imed Boughzala,
Collection Entreprendre/SI, VUIBERT, à paraître 2008
Lettry M.,
Wakefield R. and Leidner D. (2006), The Nature and Influence of Conflict in the Virtual Team,
Proceedings of the America's Conference on Information Systems (AMCIS),
Acapulco, Mexico, August 2006.
P.F. Drucker commence son propos avec une phrase qui pourrait faire bondir l'intelligentsia managériale tant elle pose de problèmes: "les grandes entreprises dans une vingtaine d'année (soit aujourd'hui puisque 2008 est à nos portes ;-) auront pour la plupart moitié moins de niveaux hiérarchiques que leurs homologues d'aujourd'hui et pas plus d'un tiers de leurs responsables". L'ensemble de l'article a donc pour objet d'expliquer et de discuter cette nouvelle forme organisationnelle appellée "organisation du savoir" et qui prendra selon l'auteur la forme suivante: "l'activité quotidienne sera fondée sur la connaissance et sur une structure largement composée de spécialistes. Ceux-ci dirigeront et maîtriseront leur propre performance grâce à une information structurée, reçue de leurs collègues, de leurs clients et de leur siège".
Je poursuis dans la lignée de ces derniers jours avec un article de Marina du Plessis, opérationnelle du KM qui se décrit comme "Management Advisor". Cet article s'intitule "Drivers of knowledge management in the corporate environment", International Journal of Information Management 25 (2005), p 193-202 (voir lien doi:10.1016/j.ijinfomgt.2004.12.001 )
Dans mon tour d'horizon sur les articles en KM, j'ai identifié deux articles sur le thème KM et stratégie qu'il me paraît intéressant d'analyser.
Eh bien, non MACIS n'est pas complètement mort! ;-) De fait, je n'ai pas donné de nouvelles depuis longtemps mais c'est que l'opérationnel a pris le dessus sur l'échange ;-) Bref, voici de nouveau un post sur un article accepté en Juin 2005 dans la Revue Managing Accounting Research (et qui devrait paraître incessamment sous peu).
Thème inspiré par Bryan Bell.